项目管理制度

前 言

为了规范万科教育发展基金会（除非另有说明，以下简称“基金会”）的项目管理，提高项目管理质量，实现基金会的使命和战略，维护基金会、捐赠方和受益方的合法权益，根据《中华人民共和国慈善法》、《基金会管理条例》、基金会章程及其他国家相关法律法规，参照相关项目管理制度，特制定本制度。

第一章  总 则 

第一条  “基金会”是经深圳民政局批准，按照《基金会管理条例》等相关规定依法成立的非公募基金会，并接受社会监督。

第二条　 基金会实施的项目指：接收万科集团及其他社会企业对教育事业的捐赠、开展教育公益事业、推动素质教育的实施与普及、推广研究教育改革的优秀成果、奖励富有创造性的优秀人才、资助教学科研创新、基金增值保值活动等符合本基金会章程的公益活动项目。

       第三条  项目的开展要充分体现社会公益性的要求，项目经费的管理和使用必须符合国家财经政策及本会财务制度的规定。

       第四条   基金会理事会是基金会项目管理的领导机构。基金会设立项目部，作为项目管理的执行机构，负责项目的申请、立项、实施、监测、中止或验收等管理工作。

第二章  项目申请、评审及立项 

       第五条　项目的申请：

       （一）符合基金会业务范围的各个项目需编制项目申请书，并按规定程序申请。项目申请书的内容包括：前期调研情况、项目背景、项目目标、项目内容、项目预算、项目实施、项目跟踪、项目评估。

       （二）申请条件：

                  1、具备合法资质

                  2、具备合法的、具有所有权的资源条件

                  3、符合基金会章程规定的公益活动范围

       第六条　项目的评审：

  （一）符合基金会业务范围的各个项目需编制项目申请书，并按规定程序申请。项目申请书的内容包括：前期调研情况、项目背景、项目目标、项目内容、项目预算、项目实施、项目跟踪、项目评估。

  （二）项目评审的成员：由捐赠方、基金会和专家代表等组成立项评审专家组。

  （三）项目评审过程中，应按国家有关法律法规，坚持公开公正的原则，认真组织评选。

  （四）根据项目评审会结果，对申请的项目进行分类立项审批。

       第七条　项目的立项：

        一、立项原则

  （一）符合基金会宗旨和章程的有关规定；

  （二）充分尊重捐资方、出资方的意愿；

  （三）综合考虑项目的公益性、可行性和实效性。

   二、立项审批

  （一）申请非限定性基金项目及非专项基金项目立项：由基金会项目部提出立项建议，报理事长审查同意后方可立项；

  （二）申请限定性基金项目立项：由基金会项目部提出立项建议，报基金会理事长审批立项。

第三章  项目的实施及评估

       第八条　项目经审批同意立项后，基金会要与合作单位或捐赠单位签订协议，明确各自的权益和义务。

       第九条　项目部管理工作主要包括审核项目计划与经费预算，检查项目工作进展与经费使用情况，处理项目实施中的问题，组织阶段性绩效评估，并及时向秘书长及理事会报告。

       第十条　经批准立项的项目，均须明确项目负责人。项目负责人全面负责项目的实施及全程联络项目相关单位，定期向项目部汇报执行和进展情况，如实编报项目工作总结和经费决算等。

       第十一条　项目实施中，基金会项目部要对项目进行跟踪，反馈项目实施效果。项目部应对项目负责人就项目执行情况与经费使用情况进行检查、监督。

第四章  项目的监测及中止或验收

第十二条  项目实施结束后，由本会管理部组织专门人员对项目实施情况进行检查验收评估。根据验收评价标准，项目被评为优秀的，对其有功人员予以适当奖励。奖励经费从该项目的管理费中列支。

第十三条  基金会的项目监测职责：

1. 通过监测年度项目计划的执行状况对项目进行总体监测；

2. 通过战略规划中期回顾对项目执行状况进行总体监测；

3. 通过对合作伙伴执行的项目进行具体监测，了解具体项目的执行情况，并促进各合作伙伴间的相互学习和经验交流；

4. 基金会员工将定期参与合作伙伴所执行项目，对具体项目进行监测。监测主要内容：项目执行及财务监测：

① 基金会不定期指派专人对项目的实施进度和财务账目进行部分或全部检查。其中不定期财务检查需提前两周通知合作伙伴；

② 项目进展报告：在项目实施过程中，合作伙伴应定期（最长间隔一般不超过六个月）以及每年年底向基金会提交项目进展报告，书面报告项目活动情况和财务状况；

③ 基金会审查合作伙伴保存的以下（包括但不限于）信息：项目开支情况报告表、财务原始凭证、项目实施中的活动文件（签到表、活动记录、活动简报等）。合作伙伴应完整保存全部原始凭证以随时备查；基金会对上述文件进行审查并同意后方可开始下一期拨款；合作伙伴应将所有财务报告文件保存至少5年。

第十四条  基金会员工完成合作伙伴项目监测访问后，须及时向理事会及秘书长报告发现项目执行过程中的主要经验和问题，并根据问题明确建议改进措施

第十五条  基金会员工将核实后的项目监测访问报告报送项目部门负责人，并通告有关合作伙伴负责人进行跟踪处理。上述报告同时应当由有关各方保留在项目档案中；

第十六条  项目部门须定期针对项目监测报告检查对建议改进措施的执行情况。并将结果通报相关合作伙伴。

第十七条  项目中止

（一）项目的非正常终止，均需按照项目负责人/团队负责人→基金会财务负责人→理事长审批后，方能生效；

（二）如果出现以下情况，基金会将考虑单方面中止项目的执行：

1. 合作机构未能根据按照项目建议书实施项目，且并未给予合理解释的；

2. 合作机构未根据项目建议书、资金使用计划或预算，违规或违约使用资金的；

3. 合作机构项目未按期完成，或项目计划未征得基金会同意擅自发生重大变更的；

4. 合作机构获得其他方对项目相同内容的资助而不告知基金会的；

5. 合作机构未能如期向基金会递交报告且反复督促仍不能提交的；

6. 合作机构提交虚假内容的项目报告；

7. 合作机构提交虚假内容的财务报告和原始单据；

8. 合作机构拒绝配合财务审计；

9. 合作机构项目活动质量异常低下，在基金会组织的监测、评估、审计中暴露了项目的较重大问题的；

10.合作机构未能提供配套资金或人力资源；

11.其他使项目不能实施的外在因素。

（三）如基金会项目负责人发现合作机构在项目进度及资金使用方面有重大问题，将督促合作机构进行改进，如仍未改进，发起召开项目、财务及审计合议会，合议会有权改变预算资金的金额或者用途，缓拨或停拨资助资金，直至终止项目合作；

（四）对合作机构在申报、管理和实施过程中，存在弄虚作假、截留、挪用、挤占项目资金等违反国家法规或本规定的行为视为违约，经项目负责人、基金会财务负责人、秘书长、理事长合议后，将依据协议的有关条款撤销或中止项目合同，并根据情况采取停止拨款、追回项目资金及使用项目资金购置的所有资产等措施，情况严重者将提起诉讼。

第十八条  项目实施和评估过程完成后，合作伙伴项目负责人递交《项目总结报告》、《项目终期财务报告》等相关结项资料，基金会项目负责人初步对以上文件进行审核并反馈，填写《项目完成报告》、《项目完成审核表》并报送审批

第十九条 项目完成之后，将所有项目资料立卷整理归档。一个项目一个档案，归档内容包括从项目的申请到项目结束的所有资料。

第二十条  基金会项目档案内容：

1. 项目立项档案：

① 项目建议书：（包括项目实施计划、项目汇总及请款计划、申请机构基本信息表）；

② 项目立项审核表；

③ 项目合作伙伴尽职调查报告（首次合作）。

2. 项目协议档案：

① 项目资助协议（包括附件：机构账户详情、项目付款实施细则、项目财务管理实施细则；

② 对方机构资质文件（首次合作）。

3. 项目进展档案：

① 项目进展报告（包含项目财务明细账）；

② 项目变更申请单（原件）。

4. 款项支付档案：

① 请款单（原件）；

② 付款申请单（复印件）；

③ 付款凭证（复印件）。

5. 项目监测档案：

① 财务检查报告；

② 项目访问报告。

6. 项目结项档案：

① 项目总结报告；

② 项目终期财务报告；

③ 项目评估报告（如有）；

④ 项目财务明细账；

⑤ 项目完成报告（复印件）；

⑥ 项目完成审核表（复印件）。

7. 其它相关项目资料：如需求评估报告、项目选点报告、项目活动简报等。

第五章  项目资金管理

       第二十一条　根据国家有关财经法规及合作协议或捐赠协议文本要求，项目实行专项资金管理，确保项目资金合法、合规、高效使用。

       第二十二条　所有项目接收的捐赠资金都必须进入基金会帐户，项目款项专款专用，任何单位和个人不得挤占或挪用；严格按照请/付款审批流程办事，不得越权签批或擅自拨款；对拨付善款进行定期检查，发现违规现象及时予以纠正。

       第二十三条　项目经费拨付由项目部编制项目经费预算，制定用款计划，基金会领导审核后拨付给项目实施单位。

       第二十四条　项目部和财务部根据需要对项目实施单位的执行情况与资金使用情况进行检查、监督和审计，并向理事会汇报项目阶段性或项目完结报告。　

第二十五条　项目资金的管理和使用应接受业务主管部门、登记机关和上级主管部门指定专门机构审计检查。

第六章  项目部职责规范

第二十六条 项目部根据项目流程及规模组建项目团队，每个项目设负责人 1 名，相关岗位人员若干。项目负责人直接汇报给项目部负责人。

第二十七条 项目部主要职责

1. 负责制定项目部年度工作计划及年度财务预算；

2. 负责制定项目制度，项目执行流程及相关细则； 

3. 负责项目部的日常办公运行，保持内部与外部的沟通联系，对外决定及统一性意见统一出口；

4. 负责各项目的运营，确保项目质量及风险把控；

5. 向基金会理事会和合作方作项目进展情况工作汇报；

6. 配合各方检查、审计，并撰写汇报 PPT 及报告。

第二十八条 项目负责人职责

1. 负责项目的人员及业务的统筹管理；

2. 制定各岗位工作细则，并进行量化考评；

3. 负责对项目人员的培训；

4. 负责起草项目相关的工作文件、具体流程等，设计配套工作表格，并在文件获得批准后具体执行；

5. 负责数据管理系统的指导与对接；

6. 负责项目的各项周报告、月报告的统计、分析、汇报，定期对项目执行情况做出总结报告；

7. 负责项目会议纪要的撰写；

8. 能指导、监察并协助其它项目组开展工作；

            9. 项目的质量控制及监督。

第七章  项目顾问 

      第二十九条 设立项目顾问，对项目方案可行性提供咨询。

       第三十条 项目顾问职责

1. 对项目方案，包括项目标准，项目流程和相关资料的审核；

2. 对项目合作各方选定的审核；

3. 对项目中的相关法律等的问题进行把关。

第八章  附 则 

第三十一条 本制度自秘书长签署之日起生效，解释权归秘书处。

第三十二条 本制度经2015年4月21日秘书处审议通过并实施。