印章及证书管理制度

第一章 总 则

第一条 为加强本基金会证书、印章的管理及使用的合法性、严肃性和安全性，避免证书、印章管理出现不规范行为，以有效地维护基金会的利益，特制定本制度。

第二条 本制度所称证书是指本基金会的法人登记证书、税务登记证书、组织机构代码证书以及其他相关证书。本制度所称印章是指基金会公章、法人章、财务专用章等。

第二章 职责权限

第三条 行政部

（一） 印章及证书的主管部门，负责印章及证书的保管及用印用书监督；

（二） 负责各类印章的刻制需求及印章的刻制工作；

（三） 负责基金会行政公章、本单位法定代表人等签名章的管理及用印监督；

（四） 负责基金会印章样式的备案、注销等管理工作；

第四条 财务部

（一） 负责审核收款专用章、收据专用章等财务类印章的刻制需求；

（二） 负责公司财务类印章的管理和用印监督。

第五条 各职能部门

（一） 根据业务需求，提出印章或证书使用要求；

（二）按规定保管部门使用的印章并监督用印情况。

第三章 印章的刻制

第六条 申请人须首先完成印章刻制审批，经由基金会财务负责人审核，理事长审批后刻制。 

第七条 印章统一由本单位行政部负责刻制，需要在公安部门备案的印章，按当地公安局规定程序办理印章备案手续，并到公安局定点单位刻制；无需公安部门备案的印章到本单位秘书处指定的定点单位刻制。

第八条 财务章需与公章、法定代表人章分开存放。

第四章 印章的使用

第九条 合同在盖章前均应完成合同审批。

与基金会权利、义务、责任有关的文件，包括与合同签订、履行、变更有关的往来文件、承诺书、意向书等，需经法律审批后用章。

第十条 使用基金会任一印章时，需按以下程序操作：

（一） 使用人须发起用章审批，说明使用印章的名称、用途等，经部门负责人及理事长审批同意后方可用章；

（二） 原则上，必须由本单位秘书处印章管理员操作盖章事宜，由印章的使用当事人填写在《印章使用情况登记表》内。

第十一条 原则上，基金会公章与法定代表人章应在基金会内使用，特殊原因需借用外出公干时，需按以下程序操作：

（一）使用部门须发起用章审批，说明外借印章的名称、用途、借用时间及归还时间，先后报部门负责人及理事长批准后方可借出；

（二）必须由本单位秘书处印章管理员或指定人员携带印章，与使用部门人员共同外出办理盖章，原则上一次借用时间不得跨越两个工作日；

（三）印章归还后，印章使用部门或携章外出人员将本次印章使用情况填写在《印章使用情况登记表》内，以保证使用登记的完整性。

第十二条 其他注意事项

（一）印章必须盖得清晰、端正，防止错盖、漏盖、倒盖。若遇错盖或盖章件因其它原因失效而需重新盖印时，需将原盖章件交由印章管理员进行销毁；

（二）对于已经生效的文件需进行个别文字修改的，则盖章予以确认，如属合同文件的，还需对方盖章确认；

（三）如文件为2页以上（含2页）需盖骑缝印；

（四）凡需使用空白介绍信或证明，须经理事长同意后，方可加盖印章；空白介绍信和证明若没用完，应如数退回，不得挪作他用。

第五章 印章的变更、废止与销毁

第十三条 印章变更：如因业务需要变更印章内容，按印章刻制程序办理。

第十四条 印章废止

（一）凡具有下列情形之一者，印章应停止使用，予以废止：

1. 基金会组织架构调整；

2. 基金会职能部门撤销或并入其他部门；

3. 基金会更名或关闭；

4. 法定代表人变更；

5. 印章丢失；

6. 印章磨损。

（二）废止的印章应交还秘书处，并在《印章刻制注销登记表》中注明废止日期及原因；

（三）印章停止使用，由秘书处向有关部门以书面形式发出停用通知；

（四）印章销毁：秘书处每年年底对废止的印章进行整理统计，报理事长审核同意，进行销毁。销毁时，应由印章管理员、秘书长、法律人员进行监督。

第六章 印章的管理与职责

第十五条 基金会的印章应指定公司人员专人保管，并在秘书处备案，严禁公司以外的人员保管、使用各类印章。

第十六条 印章管理员必须负起对印章的监管责任，将印鉴放置于安全设施/安全系统中，确保印章的使用处于可控范围。印章管理员外出时，应将印章交给部门负责人指定的临时代管人保管，不得擅自交给他人代管代用；代管人在此期间受本指引规定的约束，并对代管结果负责。

第十七条 印章管理员在发生变动时，应办理好书面交接手续，填写《印章移交登记表》，并报本单位办公室备案。

第十八条 印章管理员须严格用章手续，须履行完有关审批手续后方可盖章，并由印章的使用当事人填写《印章使用情况登记表》。

（一）《印章使用情况登记表》作为档案永久保存，每年交本单位档案室存档；

（二）秘书处每年应对公司所有印章进行盘点，并填写《印章情况登记表》，经相关人员确认后备案。

第七章 证书使用规范

第十九条 本基金会法人登记证书是登记管理机关深圳市民政局依法给予核准登记、确认本基金会法人资格的法定凭证，分为正本和副本。

第二十条 基金会法人登记证书、税务登记证书挂在本会对外办公的显著位置，其他证书和证书副本由行政部稳妥保管。

第二十一条 工作中需要使用本基金会法人登记证书复印件时，须填写《深圳市万科教育发展基金会法人登记证书使用登记表》，所需法人登记证书复印件由基金会秘书处负责复印。

第二十二条 本基金会法人登记证书原件原则上不外借，遇有特殊情况确需使用原件时，须首先完成证书外借审批，经由部门负责人审核，理事长批准后使用，同时填写《深圳市万科教育发展基金会法人登记证书外借登记表》。原则上一次借用时间不得跨越两个工作日。

第八章 附 则

第二十三条 本制度经2017年6月20日秘书处审议通过并实施。